Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerker: Vectra Fleet (hierna: "wij"), bereikbaar via support@vectra-fleet.nl.

Verwerkingsverantwoordelijke: de verhuurder die zich op het platform registreert en deze overeenkomst accepteert (hierna: "jij" / "verhuurder").

2. Doel en duur

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om jou de Vectra Fleet diensten te kunnen leveren: vlootbeheer, reserveringen, facturatie, klantbeheer en communicatie tussen jou en jouw huurders.

De overeenkomst loopt zo lang jouw account actief is. Bij beëindiging volgen we de procedure onder artikel 9.

3. Welke gegevens en welke betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens die wij namens jou verwerken:

• Identificatiegegevens huurders: naam, e-mail, telefoonnummer, adres, geboortedatum
• Identiteitsdocumenten: foto's van rijbewijs en/of paspoort/ID-kaart (als jij daarom vraagt in het aanvraagformulier)
• Reserveringsgegevens: voertuigkeuze, periode, ophaallocatie, opmerkingen
• Financiële gegevens: facturen, betalingsstatus, eventuele incassogegevens
• Communicatie-historiek: berichten tussen jou en de huurder via het platform
• Schade- en boete-administratie: omschrijving, foto's, koppeling aan klant en voertuig

Categorieën betrokkenen: jouw klanten (huurders), eventueel hun chauffeurs en contactpersonen.

4. Onze verplichtingen als verwerker

• Wij verwerken gegevens uitsluitend op jouw instructie en voor de in artikel 2 genoemde doelen.
• Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen commerciële doelen, marketing aan jouw klanten, of profilering buiten jouw platform.
• Wij garanderen dat onze medewerkers en sub-verwerkers gehouden zijn aan geheimhouding.
• Wij ondersteunen jou bij het beantwoorden van inzage-, correctie- en verwijderingsverzoeken van betrokkenen, binnen redelijke termijn.
• Wij melden datalekken aan jou binnen 48 uur nadat wij ze constateren, met alle relevante details.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) tussen browser en server
• Wachtwoord-hashing met bcrypt; geen plain-text opslag
• Strikte landlord-isolatie: een verhuurder kan technisch nooit data van een andere verhuurder zien
• Beperkte toegangsrechten voor onze medewerkers, alleen op need-to-know basis
• Logging van administratieve toegang voor controleerbaarheid
• Hosting bij Strato (Nederlands/Duits datacenter), versleutelde back-ups
• Periodieke security-reviews en updates van de codebase

6. Sub-verwerkers

Wij maken voor de uitvoering van onze diensten gebruik van de volgende sub-verwerkers:

• Strato AG (Duitsland) — hosting van applicatie en database
• Strato AG (Duitsland) — uitgaande mailserver (SMTP)
• Mollie B.V. (Nederland) — verwerking van abonnementsbetalingen tussen Vectra Fleet en jou; alleen indien jij een betaald abonnement neemt
• Anthropic, PBC (Verenigde Staten) — AI-assistent (Vectra Pro), alleen indien je dit feature gebruikt; data wordt niet gebruikt voor model-training door Anthropic

Wij stellen jou minimaal 30 dagen vooraf op de hoogte van wijzigingen in deze lijst en geven je de mogelijkheid om bezwaar te maken.

7. Doorgifte naar buiten de EER

Onze data ligt fysiek in de EER (Nederland/Duitsland). Anthropic (AI-assistent) is gevestigd in de Verenigde Staten — doorgifte naar de VS gebeurt onder een Standard Contractual Clauses (SCC) overeenkomst en alleen indien jij actief de AI-functie gebruikt voor een vraag.

8. Rechten van betrokkenen

Wanneer een huurder van jou een verzoek doet over zijn gegevens (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit, bezwaar), help jij die persoon. Wij geven jou daarbij de technische middelen om dit te doen binnen het platform of stellen ondersteuning beschikbaar via support@vectra-fleet.nl.

9. Beëindiging en data-retentie

Bij beëindiging van jouw abonnement of dit verwerkersovereenkomst:

• Je krijgt 30 dagen toegang om data te exporteren (CSV-exports staan in het platform).
• Daarna verwijderen wij actieve data van jouw klanten op jouw verzoek.
• Voor data die wij wettelijk moeten bewaren (financiële administratie 7 jaar) bewaren we alleen het minimum, geblokkeerd voor verder gebruik.

10. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit een aan ons toerekenbare schending van deze overeenkomst, beperkt tot het bedrag dat jij in de afgelopen 12 maanden aan abonnementskosten hebt betaald. Boetes opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens vanwege schending door ons komen voor onze rekening, met inachtneming van het redelijkheidsbeginsel en jouw eigen inzet om de inbreuk te beperken.

11. Controle

Op redelijk verzoek (maximaal eenmaal per jaar) kun jij een audit (laten) uitvoeren op onze naleving van deze overeenkomst, op kosten van jou, met geheimhouding en met respect voor de privacy van andere verhuurders.

12. Wijzigingen

Bij significante wijzigingen aan deze overeenkomst stellen wij jou minimaal 30 dagen vooraf op de hoogte. Bij eerstvolgende login moet je opnieuw akkoord gaan. Wij loggen wanneer en welke versie je hebt geaccepteerd.

13. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

14. Contact

Voor vragen over privacy, datalek-meldingen, of verzoeken op basis van deze overeenkomst: support@vectra-fleet.nl.

Door je te registreren als verhuurder ga je akkoord met deze verwerkersovereenkomst. Jouw acceptatie wordt vastgelegd met datum, IP-adres en versie voor controleerbaarheid.